OBJETIVO GENERAL

El principal objetivo de esta oficina es velar por la transcripción, reproducción, seguimiento y custodia de toda la documentación producida y acordada por el Concejo Municipal y sus Comisiones.

FUNDAMENTO JURIDICO

El artículo 53 del Código Municipal: establece que en cada concejo municipal debe existir un secretario (a), de nombramiento de aquél de quien depende directamente.

ACTIVIDADES PRINCIPALES

1. Asistir a las sesiones del concejo, levantar las actas y tenerlas listas dos horas antes del inicio de una sesión, para aprobarlas oportunamente, salvo lo señalado en el artículo 48.”.
2. “Transcribir, comunicar o notificar los acuerdos del concejo conforme a la ley”.
3. “Extender las certificaciones solicitadas a la municipalidad”. La única excepción a este inciso son las certificaciones que, sobre impuestos, contribuciones y tasas municipales, corresponde extender al contador, según se dispone en el artículo 71 del Código.
4. “Cualquier otro deber que le encarguen las leyes, los reglamentos internos o el concejo municipal.” Por ejemplo, elaborar el orden del día de las sesiones, con instrucciones del presidente o la presidenta y desempeñar funciones de secretaria(o) en sesiones de comisión y otras.
5. Otra función de este funcionario o funcionaria está señalada en el artículo 46 del Código Municipal: “El secretario del concejo formará un expediente para cada proyecto; a él se agregarán el dictamen de comisión y las mociones que se presenten durante el debate; además, se transcribirán los acuerdos tomados y al pie firmarán el presidente municipal y el secretario”.

PROPOSITO

Ejecución y coordinación de servicios técnicos especializados y estratégicos en la gestión municipal, que requieren formación técnica y capacitación específica para aplicar e interpretar los procedimientos y reglamentos municipales, a efecto de tramitar los asuntos o realizar las gestiones pertinentes. Le corresponde programar, organizar, coordinar y ejecutar las gestiones técnicas.

COMPLEJIDAD

El trabajo se realiza siguiendo los procedimientos establecidos para cumplir los objetivos del proceso a cargo. Aplica e interpreta procedimientos y reglamentos. Debe realizar análisis técnicos utilizando los conceptos y principios teóricos de una disciplina específica y, en algunas ocasiones, para resolver requiere la asistencia de otros profesionales o superiores. El trabajo es supervisado mediante los reportes que presenta o resultados en el cumplimiento de los objetivos del proceso.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

• Asistira las sesiones del Concejo, levantar las actas y tenerlas listas dos horas antes del inicio de cada sesión, para aprobarlas oportunamente, salvo lo señalado en el artículo 48.”
• Transcribir, comunicar o notificar los acuerdos del concejo conforme a la Ley”.
• Extender las certificaciones solicitadas a la municipalidad”. La única excepción a este inciso son las certificaciones que, sobre impuestos, contribuciones y tasas municipales, corresponde extender al contador, según se dispone en el artículo 71 del Código.
• Cualquier otro deber que le encarguen las leyes, los reglamentos internos o el concejo municipal.”
• En el artículo 46 del Código Municipal se establece: “El secretario del concejo formará un expediente para cada proyecto; a él se agregarán el dictamen de comisión y las mociones que se presenten durante el debate; además, se transcribirán los acuerdos tomados y al pie firmarán el Presidente Municipal y el Secretario”.
• Elaborar el orden del día de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias, con instrucciones del Presidente o la Presidenta y mantenerla actualizada de manera continua.
• Atender al público que se presente en el Departamento de la Secretaría Municipal y resolver sus consultas sobre información que le atañe propiamente al Concejo Municipal y/o Departamento de la Secretaría del Concejo Municipal; además, de la entrega oportuna de la información.
• Tramitar decisiones iniciales ante la Proveeduría Municipal en casos de adquisición de equipos, mobiliario, utensilios y/o servicios que requiera propiamente del Concejo Municipal o bien cuando se deban realizar publicaciones directamente del Órgano Colegiado como tal.
• Solicitar modificaciones presupuestarias al Departamento de Contabilidad, en caso de que se requieran recursos para la compra de artículos, equipos y/o demás utensilios propiamente el Departamento de la Secretaría Municipal y/o Concejo Municipal.
• Coordinar las convocatorias a sesiones extraordinarias cuando el Concejo Municipal o el Alcalde lo requieran, previa solicitud de 24 horas con anticipación.
• Planear, organizar, coordinar y supervisar las actividades propias del Concejo Municipal (confección y coordinación de entrega de invitaciones, perífonos, decoración del lugar, confección de certificados, refrigerio, actos culturales, etc.).
• Asistir a reuniones como encargada del Departamento de la Secretaría Municipal.
• Trasladar aquellos asuntos al Departamento correspondiente cuando se trate de resoluciones legales, y la instancia brinde un plazo corto para responder, los cuales sean competencia del Concejo Municipal.
• Entregar mensualmente al Departamento de Recursos Humanos, el reporte de asistencia de las sesiones de los miembros del Concejo Municipal para el correspondiente pago de dietas, asimismo, al Tesorero Municipal y Contador para la cancelación respectiva.